Evolución de la aplicación de la tecnología a la logística en Colombia (1)

Después de dedicarme de lleno al proyecto RutaActiva durante tres meses, reanudo las publicaciones en el blog, y antes de entrar de lleno a contarles sobre este nuevo producto quiero hacer un pequeño resumen de como la tecnología y la cadena logística han evolucionado en Colombia, tema sobre el que creo hay muy pocas referencias,y que refleja también su evolución a nivel mundial.

La logística se ha venido tecnificando paulatinamente durante los últimos diez años como un paso natural después de haber sistematizado completamente el proceso productivo, que junto a los antiguos sistemas integrados da origen a los ERP (Enterprise Resource Planning); hoy en día estos traen soluciones para la cadena logística incorporadas que cubren todo el espectro de la cadena de suministros. En los años noventa y primeros de este siglo los ERP se concentraron en los procesos de producción, finanzas y ventas, inventarios simples y producción.  A partir del año 2000 con la llegada de ViaWare (hoy INFOR) y SISLOG al país aparecen en Colombia los WMS (Warehouse Management System) como soluciones independientes para la gestión de centros de distribución , software que ya maneja movilidad local con las tecnologías inalámbricas RF (Radio Frequency) y códigos de barras, que actualmente están evolucionando hacia el RF/ID (Radio Frequency Identification), base del EPC (Electronic Product Code); y los TMS (Transportation Management System) diseñados para gestionar el proceso de transporte y distribución.  Estas soluciones WMS y TMS, los CRM (Customer Relationship Management) y los POS (Point Of Sales) se incluyen posteriormente en la oferta de ERP compartiendo el mercado con los verticales ya establecidos, los cuales se integran a la funcionalidad a través de la evolución del EDI primario a SOA (Services-Oriented architecture) y  WEB SERVICES.   En los últimos años la evolución a WEB 2.0, el desarrollo de las telecomunicaciones reflejados en mayores anchos de banda, la  telefonía celular y el  trunking,  de los lenguajes como Java y el ambiente .NET,  los browser, el GPS, la universalidad de servicios de google, y la convergencia multimedia hacia los dispositivos móviles permite que se construyan nuevo sistemas  basados en movilidad y en la información en las manos de quienes realizan el trabajo. Esta universalidad la da internet como plataforma tanto física como lógica....el don de la ubicuidad....

La cadena logística - un enfoque de proyectos

Ni tan diferente! es solo que al estar durante muchos años en el mundo de la gerencia de proyectos, la logística y la informática, nunca dejo de hacer la asociación entre la formulación y ejecución de un proyecto y la entrega de una caja o un documento a su destinatario final. 

Los proyectos se formulan con base en tres pilares: alcance, tiempo y costo, con base en la buena definición de estos tres conceptos fluyen la asignación de recursos, los integrantes del equipo, la evaluación de riesgos, la métrica y obviamente la ejecución: los cambios en el alcance, el control de costos y avance y todo lo demás asociado a la gerencia de proyectos.

Mover una caja o un documento tiene exactamente los mismos pilares: alcance, tiempo y costo, de igual manera la promesa de servicio se cumple cuando se asignan los recursos de infraestructura requeridos para que esa caja o documento llegue a su sitio: almacenes,vehículos, personal, informática y muy importante la metodología para hacer el trabajo que se manifiesta en una adecuada definición de los procesos de SC (la cual prefiero llamar Cadena Logística) que para proyectos es el PMBOOK; luego en la ejecución el seguimiento, metrica y control de la operación, el manejo de incidencias y finalmente la entrega exitosa del bien a su destinatario....y no olvidemos las devoluciones, que de por sí son otro proyecto.

Visto de esta forma, la logística es el aseguramiento de la ejecución de múltiples proyectos diariamente, cada uno de los cuales debe ser exitoso...siempre hay trabajo para hacer!

El grafico anexo da una idea de este enfoque.

Tiene su empresa la visión de Supply Chain?

En la empresa moderna la logística de las compañías se ha venido convirtiendo en un factor clave para la gestión de las empresas y la satisfacción de sus clientes, su expresión máxima es la gestión de la cadena de abastecimiento (Supply Chain - SC).

En el caso de la gestión empresarial porque la productividad y la eficiencia de las operaciones siempre termina en la entrega del bien al cliente;  en el caso del cliente porque este cada vez se va volviendo más exigente en la calidad del producto y en el tiempo en que debe recibirlo, máxime si tenemos en cuenta que si nosotros no lo hacemos bien él tiene cada vez mas opciones en el mercado.

Las compañías ya han reducido sus tiempos de producción y sus costos asociados a la mínima expresión, entre otras cosas por:

• El uso de TIC a través de ERPs centrados en la producción lo que hace que al aplicar los conceptos de explosión de materiales completamente medidos y controlados a través de un sistema de información los tiempos de producción sean mínimos y el aprovechamiento de materias primas sea óptimo.
• El concepto de Just in Time (concepto entre otras cosas netamente logístico),que permite reducir los costos de hacer llegar las materias primas a la planta productiva cumpliendo conlos tiempos requeridos
• Las mejores prácticas, que se han convertido en estándar y permiten desarrollar el modelo de mejoramiento contínuo

Al mejorar el módulo productivo los ojos se volvieron hacia el resto de las operaciones logísticas que participan en la entrega de los productos: compras tanto nacionales como internacionales de materias primas y productos terminados, almacenamiento, gestion de pedidos, separación, embalaje, transporte y distribución, cuya visión integral es la SC.  También ha habido en los últimos años un desarrollo importante en estos procesos.

Hace poco estuve donde un cliente de una industria alimenticia que tiene funcionando muy bien cada una de estas operaciones de forma individual, esto es, cada uno de sus directores cumple con la función encargada a tiempo, sin embargo sus tiempos de entrega son un desastre.  Cada uno de sus procesos funciona como aquel músico que toca muy bien su instrumento...solo...pero al tocar en la orquesta no hay un director que dé los tiempos y armonias para la correcta ejecución de la pieza. Y el problema de mi cliente tiene dos aspectos importantes: no tiene una coordinación integrada de los procesos logísticos de la SC y no reconoce la problematica administrativa de tener estos procesos a diferentes niveles administrativos, en donde un Gerente de producción debe entregar los productos a un jefe de almacen que a su vez depende del gerente Administrativo.

La gestión de la SC comienza por hacer el sacrificio organizacional que sea necesario para que la cadena de abastecimiento funcione armonicamente, debe tener un director de orquesta que se encargue de planear y coordinar todos los procesos que finalizan en la entrega del bien al cliente y unos músicos que cumplan la función que les corresponde en las mismas condiciones que sus colegas; una vez estructurado el equipo bajo una dirección y responsabilidad única la SC comenzará a funcionar mucho mejor.  Ah...y el proceso de producción es un músico de la orquesta.

El marco de la gobernabilidad de TI: Medidas de comportamiento (8)

El quinto y último componente del modelo se refiere al seguimiento de entregas de proyectos y al monitoreo de los servicios de TI, es decir la métrica del comportamiento de TI generando valor a la compañía.

Los Balanced Score Cards (BSC-Cuadros de mando y control) trasladan la estrategia a la acción para alcanzar metas y objetivos estratégicos midiendo la ejecución; se trabajan bajo cuatro perspectivas:

• Financiera, que objetivos financieros se tienen que cumplir? alcanzamos las expectativas de los accionistas?
• Cliente, para cumplir nuestro objetivo financiero cuales necesidades de los clientes tenemos que atender?
• Procesos Internos, en cuales procesos internos tenemos que ser excelentes para satisfacer a nuestros Clientes, inversionistas, proveedores y demas actores internos y externos
• Aprendizaje, como tiene que innovar y estructurarse la organización para alcanzar las metas estratégicas.

estas medidas aplican tanto para activos tangibles como intangibles; TI además de entregar la información que permite construir estos indicadores debe tener su propio BSC (TI BSC) para medir su comportamiento y como está contribuyendo a alcanzar las metas de la compañía, de la buena definición y operación de este mapa depende en gran parte la posibilidad de determinar que tan alineada esta TI con la estrategia corporativa, nuestro objetivo final.

El gráfico adjunto muestra un detalle de como debería de medirse la gestión de TI.

La métrica es fundamental para saber como vamos: Lo que no se mide no se controla.

Aca haré un paréntesis de una o dos semanas en los post de gobernabilidad y retomaré el tema luego de hacer algunos post sobre otros temas que no quiero dejar en el tintero. Recuerden entrar al sitio de ISACA en donde encontrarán mucha más información

El marco de la gobernabilidad de TI: Gestión de recursos (7)

El objetivo es la racionalización de recursos de conocimiento e infraestructura, sirviendo de manera efectiva a los objetivos de la compañía.  Entre estos se cuentan el talentohumano, la infraestructura de redes y equipos, las tecnologías, el manejo de información y las instalaciones físicas. Esto implica también una adecuada gestión de contratos de tercerización manteniendo las mejores condiciones de servicio vs los costos.

La junta directiva debe asegurar:

• Responsabilidades por TI y contratos de outsourcing
• Metodos y habilidades adecuadas pata manejar proyectos de TI y sistemas
• Retención de empleados con conocimientos específicos y contratación de profesionales capacitados en las tecnologías usadas por la compañía
• Identificación y direccionamiento de la educación, el entrenamiento y el desarrollo de competencias de personal de IT
• Infraestructura adecuada y oportuna para el desarrollo de actividades de TI

 Es importante entonces la definición clara de las necesidades de servicio de TI para disponer de los recursos que permitan cumplir las expectativas de calidad y oportunidad; también resalto que se debe manejar el cambio tecnológico generado por obsolescencia, nuevas tecnologías, desarrollos, etc. y todo lo que tiene que ver con la gestión del personal, sus competencias y el clima organizacional en un trabajo de mucha presión.

La entrega de valor esta directamente influida por la gestión de recursos.

El marco de la gobernabilidad de TI: Gestión del riesgo (6)

Como lo hemos mencionado anteriormente la gestión del riesgo y la generación del valor son los conceptos centrales sobre la que gira el proceso de Gobierno de TI. Basicamente se entiende como el conjunto de acciones que se toman tanto para prevenir desastres como para recuperarse de ellos. En el la etiqueta riesgos TI en este blog hay información adicional respecto a este tema.

Para la alta gerencia este es un asunto no solo de TI sino financiero y operacional, el buen gobierno del equipo gerencial implica contemplar diferentes aspectos en la gestión de riesgos manejando estos conceptos:

• Transparencia, especificacando las políticas de riesgos: cuales se asumen, cuales se evitan y las políticas a seguir al respecto.
• Responsabilidad, indicar claramente las políticas, la delegación de responsabilidades y la claridad en las comunicaciones al respecto.
• Eficiencia en costos, generada por las acciones de mitigación de los riesgos.
• Ventajas competitivas, que genera la seguridad en el accionar de la compañía y que se pueden reflejar en la gestión comercial.
• Manejo del riesgo através de todas las instancias de la organización, garantizando definiciones de escalamiento y acciones en tiempo de desastres.

Estos aspectos influencian directamente en las inversiones en TIC.

Para ello se manejan tres campos específicos de acciones estratégicas:

• Mitigación, acciones destinadas a la disminución de probabilidad de ocurrencia de desastres
• Transferencia, estrategias de seguros que reduzcan el impacto financiero ante eventos
• Aceptación, asumir los riesgos y monitorearlos para impedir su ocurrencia

De estas estrategias hacen parte los planes de contingencias y de recuperación de desastres.

Los riesgos de desastre son una realidad muy tangible. Hace dos semanas un prestigioso banco colombiano tuvo un evento importatnte con sus bases de datos que afectó tanto la operación de cajeros en línea como los pagos en línea en supermercados y otros establecimientos comerciales, los saldos de parte de las cuentas corrientes y de ahorros presentaron valores incorrectos, y con la sombra de Murphy ocurrió en un fin de semana que coincidió con pago de quincena.  Aunque la solución no fué tan rápido como se esperaba finalmente la operación se reestableció sin mayores problemas para los usuarios.

Detrás hay costos tangibles e intangibles: cuantas ventas dejaron de hacer los establecimientos por este evento? hasta donde fueron afectados los clientes? cuanto le costó al banco en comisiones por operaciones esta falla? cuanto costó la recuperación? y la imagen?

Afortunadamente ya todo está operando bien. 

En este link de microsoft hay más detalles interesantes y el diagrama adjunto refleja el proceso de manejo de riesgos de TI según el IRM - Institute of Risk Management  donde también hay más información adicional.