Sketchnote - Actores que juegan en los proyectos logísticos

Este sketch refleja el flujo a través de la cadena de abastecimiento y las herramientas y recursos necesarios para que un Proyecto para empresa comercializadora sea exitoso.
A partir de hoy las entradas serán más diversas, tratarán de emprendimiento, crecimiento empresarial, creatividad, start-ups, visual&relational thinking y por supuesto temas de logística e informática. Este es el nuevo rumbo que tomaré  con mi nueva marca INNOZIO-

Equipos de Alto Rendimiento - Mi Equipo

Durante el último año y medio estuve gerenciando para SUPPLA, el operador logístico más grande de Colombia, proyectos de migración de operaciones logísticas para ser gestionadas con un nuevo WMS.

Para ello conformamos un equipo multidisciplinario con ingenieros de informática, ingenieros de logística, ingenieros de inventarios y profesionales administrativos, de tal manera que de una forma productiva pudieramos migrar varias operaciones al tiempo.

No es un trabajo fácil: la operación se debe migrar de tal manera que el impacto sobre el mercado del cliente del operador logítico sea mínimo, es decir, cuando apago el WMS que existía la operación debe continuar dentro de los Acuerdos de Nivel de Servicio al otro día.

Esta problemática requiere un equipo especializado, que pueda cumplir con las tareas uncuando llegue a ellas cuando ya el proyecto esté muy avanzado o en reemplazo de otro miembro del equipo o como soporte del GoLive de la operación, entendiendo que cada operación es única auncuando cumpla con estándares básicos de industria, y de tal manera que se mitigue el impacto sobre el resultado final del proyecto.

Para ello nos unimos con el concepto de equipos de alto rendimiento, que cumplen con las siguientes características:

1. Un objetivo claro, expresado permanentemente y compartido por todos
2. Cada miembro del equipo está perfectamente capacitado para hacer su trabajo, no solo en la parte que le corresponde directamente sino apoyando los matices de trabajo de los otros especialistas que pueden impactar en el suyo
3. Una metodología fuerte para el desarrollo del proyecto , de tal forma que siempre cada miembro del equipo sabe que hacer en cada instancia
4. Un liderazgo efectivo

Adicionalmente como comunidad desarrollamos un conjunto de valores que nos mantuvieron unidos y respaldados aún en las más difíciles circunstancias, y que con certeza nos mantendrán unidos mas allá de la duración del proyecto:

1. El éxito individual es resultado del éxito del equipo
2. Solidaridad
3. Colaboración
4. Compromiso
5. Lealtad
6. Confianza
7. "Esprit de Corps"

Esta entrada es un homenaje a ellos, a los que ninguno de estos valores les quedó grande.

Fundamentos de logística en videos

1.  La administración de la cadena de suministro (SCM - Supply Chain Management) es un concepto sencillo si se muestra como lo hace este video de la Universidad de Arizona sutitulado por ISCEA

2. Los sistemas de información para gestión de almacenes (WMS - Warehousing Management System) son aplicaciones tecnológicas diseñadas para manejar los procesos logísticos de un almacen.  NETLOGISTIK , multinacional de software para logística, lo explica en este video.

Tendencias en logística para el 2014

Las tendencias en logística tienen su propia dinámica aún cuando obviamente hay una relación directa del desarrollo tecnológico con el desarrollo logístico. Estas son:

El témino "supergrid logistics" fue acuñado por DHL y se refiere específicamente a la tendencia a orquestar redes globales de servicios que incluyen a la competencia ("coopetencia")  con cadenas de suministro dinámicas conformadas para entregar el servicio en tiempo real aún globalmente. Es la globalización del servicio 4PL.

El Logsumer (consumidor de logística) es un actor que surge de la dinámica de compras por internet, es un comprador que también aprendió a comprar logística para que sus compras lleguen de acuerdo con sus necesidades y poder de pago.

Tendencias tecnológicas en logística para el año 2014

En las entradas anteriores planteamos cuales eran las grandes tendencias sociales y tecnológicas para el año 2014 ; con base en estas y en la situación tanto de tecnología como de logística actual podemos prospectar (con base en las mismas fuentes) las siguientes tendencias tecnológicas que impactarán directamente sobre la logística:

Es importante anotar que las tendencias son eso: tendencias; para el año entrante algunas no lo serán tanto, otras podrán estar bastante cumplidas y otras seguirán en posibilidades. Sin embargo las resaltadas en verde y con letra más grande son la que tendrán un impacto más inmediato e importante (antes de cinco años).

Merece una discusión aparte la tendencia de  BIG DATA & OPEN DATA - DATOS COMO UN SERVICIO:    La operaciones logísticas cada vez generan mas cantidad de información gracias a la tecnificación del control en cada uno de los puntos de la cadena de suministros, la información de operaciones en los grandes operadores de transporte y comercio exterior, y a nuevos generadores de información (como el internet en las cosas p.e); la necesidad de información procesada y confiabe requiere grandes volúmenes de datos para identificar tendencias, analizar indicadores, rebajar costos y mejorar competitividad.  Las dos fuentes son los grandes volúmenes de datos privados, que se ofrecerán en venta al mercado, y los datos abiertos, usualmente ofrecidos por el estado (Colombia a través de MINTIC está desarrollando el concepto de OpenData).  La restricción actual es la capacidad de procesamiento del hardware y la recolección de datos desde la nube.

En cuanto a la tendencia LaaS (Logistics as a Service), los compradores logísticos encontrarán en la nube servicios estándar que se pueden adquirir de forma directa, reduciendo así la intermediación y accediendo a ellos en el momento en que los necesiten; esto incluirá servicios de comercio exterior, transporte multimodal y almacenamiento.

Evolución de la aplicación de la tecnología para la logística en Colombia

Quiero hacer un pequeño resumen de como la tecnología y la cadena logística han evolucionado en Colombia, tema sobre el que creo hay muy pocas referencias,y que refleja también su evolución a nivel mundial.

La logística se ha venido tecnificando paulatinamente durante los últimos diez años como un paso natural después de haber sistematizado completamente el proceso productivo, que junto a los antiguos sistemas integrados da origen a los ERP (Enterprise Resource Planning); hoy en día estos traen soluciones para la cadena logística incorporadas que cubren todo el espectro de la cadena de suministros. 
En los años noventa y primeros de este siglo los ERP se concentraron en los procesos de producción, finanzas y ventas, inventarios simples y producción.  A partir del año 2000 con la llegada de ViaWare (hoy INFOR) y SISLOG (hoy asimilado con otros productos) al país aparecen en Colombia los WMS (Warehouse Management System) como soluciones independientes para la gestión de centros de distribución , software que ya maneja movilidad local con las tecnologías inalámbricas RF (Radio Frequency) y códigos de barras, que actualmente están evolucionando hacia el RF/ID (Radio Frequency Identification), base del EPC (Electronic Product Code); y los TMS (Transportation Management System) diseñados para gestionar el proceso de transporte y distribución. Con el actual cubrimiento de datos ofrecido por las compañías celulares la computación logística se ha llevado al momento de las entregas haciendo seguimiento totalmente en línea de los servicios de distribución, reflejado en el seguimiento en tiempo real de la distribución por parte del cliente.
Estas soluciones WMS y TMS, los CRM (Customer Relationship Management) y los POS (Point Of Sales) se incluyen posteriormente en la oferta de ERP compartiendo el mercado con los verticales ya establecidos, los cuales se integran a la funcionalidad a través de la evolución del EDI primario a SOA (Services-Oriented architecture) y  WEB SERVICES.   En los últimos años la evolución a WEB 2.0 (y entrando ya a WEB 3.0), el desarrollo de las telecomunicaciones reflejados en mayores anchos de banda, la  telefonía celular y el  trunking,  de los lenguajes como Java y el ambiente .NET,  los browser, el GPS, la universalidad de servicios de google y Microsoft usando la nube, y la convergencia multimedia hacia los dispositivos móviles permite que se construyan nuevo sistemas  basados en movilidad y en la información en las manos de quienes realizan el trabajo. Esta universalidad la da internet como plataforma tanto física como lógica....el don de la ubicuidad in the cloud....
Finalmente los productos actuales permiten operar procesos de picking especializados como el voice picking entre otros, lo que ofrece una mayor variedad de soluciones personalizadas en las operaciones.
Y faltan temas porque esto va a mil!

La cadena logística - un enfoque de proyectos

Ni tan diferente! es solo que al estar durante muchos años en el mundo de la gerencia de proyectos, la logística y la informática, nunca dejo de hacer la asociación entre la formulación y ejecución de un proyecto y la entrega de una caja o un documento a su destinatario final. 

Los proyectos se formulan con base en tres pilares: alcance, tiempo y costo, con base en la buena definición de estos tres conceptos fluyen la asignación de recursos, los integrantes del equipo, la evaluación de riesgos, la métrica y obviamente la ejecución: los cambios en el alcance, el control de costos y avance y todo lo demás asociado a la gerencia de proyectos.

Mover una caja o un documento tiene exactamente los mismos pilares: alcance, tiempo y costo, de igual manera la promesa de servicio se cumple cuando se asignan los recursos de infraestructura requeridos para que esa caja o documento llegue a su sitio: almacenes,vehículos, personal, informática y muy importante la metodología para hacer el trabajo que se manifiesta en una adecuada definición de los procesos de SC (la cual prefiero llamar Cadena Logística) que para proyectos es el PMBOK; luego en la ejecución el seguimiento, metrica y control de la operación, el manejo de incidencias y finalmente la entrega exitosa del bien a su destinatario....y no olvidemos las devoluciones, que de por sí son otro proyecto.

Visto de esta forma, la logística es el aseguramiento de la ejecución de múltiples proyectos diariamente, cada uno de los cuales debe ser exitoso...siempre hay trabajo para hacer!

El grafico anexo, de mi autoría,  da una idea de este enfoque.

Tiene su empresa la visión de Supply Chain?

En la empresa moderna la logística de las compañías se ha venido convirtiendo en un factor clave para la gestión de las empresas y la satisfacción de sus clientes, su expresión máxima es la gestión de la cadena de abastecimiento (Supply Chain - SC).

En el caso de la gestión empresarial porque la productividad y la eficiencia de las operaciones siempre termina en la entrega del bien al cliente;  en el caso del cliente porque este cada vez se va volviendo más exigente en la calidad del producto y en el tiempo en que debe recibirlo, máxime si tenemos en cuenta que si nosotros no lo hacemos bien él tiene cada vez mas opciones en el mercado.

Las compañías ya han reducido sus tiempos de producción y sus costos asociados a la mínima expresión, entre otras cosas por:

• El uso de TIC a través de ERPs centrados en la producción lo que hace que al aplicar los conceptos de explosión de materiales completamente medidos y controlados a través de un sistema de información los tiempos de producción sean mínimos y el aprovechamiento de materias primas sea óptimo.
• El concepto de Just in Time (concepto entre otras cosas netamente logístico),que permite reducir los costos de hacer llegar las materias primas a la planta productiva cumpliendo conlos tiempos requeridos
• Las mejores prácticas, que se han convertido en estándar y permiten desarrollar el modelo de mejoramiento contínuo

Al mejorar el módulo productivo los ojos se volvieron hacia el resto de las operaciones logísticas que participan en la entrega de los productos: compras tanto nacionales como internacionales de materias primas y productos terminados, almacenamiento, gestion de pedidos, separación, embalaje, transporte y distribución, cuya visión integral es la SC.  También ha habido en los últimos años un desarrollo importante en estos procesos generados por la expansión mundial del comercio y la necesidad de alta eficiencia pra atender los mercados.

Hace poco estuve donde un cliente de una industria alimenticia que tiene funcionando muy bien cada una de estas operaciones de forma individual, esto es, cada uno de sus directores cumple con la función encargada a tiempo, sin embargo sus tiempos de entrega son un desastre.  Cada uno de sus procesos funciona como aquel músico que toca muy bien su instrumento...solo...pero al tocar en la orquesta no hay un director que dé los tiempos y armonias para la correcta ejecución de la pieza. Y el problema de mi cliente tiene dos aspectos importantes: no tiene una coordinación integrada de los procesos logísticos de la SC y no reconoce la problematica administrativa de tener estos procesos a diferentes niveles administrativos, en donde un Gerente de producción debe entregar los productos a un jefe de almacen que a su vez depende del gerente Administrativo.

La gestión de la SC comienza por hacer el sacrificio organizacional que sea necesario para que la cadena de abastecimiento funcione armonicamente, debe tener un director de orquesta que se encargue de planear y coordinar todos los procesos que finalizan en la entrega del bien al cliente y unos músicos que cumplan la función que les corresponde en las mismas condiciones que sus colegas; una vez estructurado el equipo bajo una dirección y responsabilidad única la SC comenzará a funcionar mucho mejor.  Ah...y el proceso de producción es un músico de la orquesta.

Las empresas de outsourcing en logistica

Las empresas de outsourcing logístico prestan sus servicios sobre la cadena de suministros...algunas se concentran en nichos muy específicos y otras ofrecen logística más integral.
Para describirlas debemos concentrarnos en el siguiente gráfico de la cadena de abastecimiento (ó suministro....depende de si las compras se hacen proactivas o por solicitud), se muestran los procesos básicos de la SC (por favor darle click encima para ampliarla):

Cada proceso básico, incluyendo el productivo, es susceptible de ser tercerizado, sin embargo este último se sale del ámbito de la logística que queremos analizar...partiremos siempre del principio de que los bienes que se mueven son productos terminados.
Las flechas usualmente muestran transporte, los cheirones son procesos.
Las flechas amarillas reflejan las devoluciones y la azules los procesos normales.
A través de la cadena de abastecimiento/suministro se mueven bienes gracias a las compras, a las materias primas, a los productos terminados y a las ventas que realiza la compañía.
Los operadores logísticos ofrecen infraestructura que reemplaza la que tiene la compañía para su cadena.

Que deben ofrecer los proveedores para poder para reducir el inventario

Aspectos importantes para tener en cuenta

• Confidencialidad
  
  
  En gran medida la consideración más importante es compartir información competitiva con los proveedores. El desarrollo de un de alto nivel de confianza es un prerequisito obligatorio antes de embarcarse en una asociación de este tipo. En el caso VMI, el minorista está confiando completamente en el proveedor para tener un apropiado nivel de existencias en sus sedes; una falla podría significar la pérdida de ventas para el minorista.

• Sistemas de información
  
  
  Los sistemas de información avanzados son necesarios para facilitar la transferencia de los datos entre el minorista y el proveedor. El sistema debe ser habilitado para la WEB y usar códigos de barras ó, mejor aún, tecnología RFID para asegurar la exactitud de los datos. El sistema puede ser de diseño propio ó suministrado por proveedores de e-comerce B2B.

• Propiedad del inventario
  La propiedad del inventario depende del nivel de la profundidad de la relación con el proveedor descrita anteriormente. Quién decida cuando reabastecer el inventario determinara quién es el responsable del mismo. Bajo la modalidad de VMI, Wal-Mart no paga por el inventario hasta que sea vendido a sus clientes; esto reduce grandemente los costos para el minorista, trasladándoselos al proveedor. Finalmente, con el fin de mantener una asociaciación sostenible en el tiempo, es importante calcular las reducciones en los costos de inventarios y compartir los ahorros entre ambas partes.

Pasos para desarrollar una estrategia de asociación para reducción de inventarios

Pasos para desarrollar una estrategia de asociación:

1. 
   
   Convenir una fecha de inicio y diseñar un contrato que detalle los indicadores de operación, la propiedad del inventario y los niveles de servicio requeridos.
2. 
   
   Determinar los requerimientos de sistemas de información que se necesitan para soportar el proceso e invertir en las tecnologías adecuadas.
3. Desarrollar, probar e implantar los modelos de operación
4. Seguir y monitorear las reducciones de inventarios y compartir los ahorros según se convenga.

Conclusiones

La logística en modelos de asociación y colaboración reduce notoriamente los tiempos de entrega, los costos de transporte y almacenamiento, los niveles de inventario, hacen eficiente la logística en términos de oportunidad y el cliente recibe productos de más calidad.

Tres estrategias de asociación con los proveedores para reducir inventarios

En la página de internet

http://logistics.about.com/od/inventoryoptimization/a/supplier_partnr.htm

encontré este artículo de Sam Lampropoulos , profesor de logística y gestión de cadena de abastecimiento en el  George Brown College en Toronto, Ontario; muy interesante y aún vigente. 

Las estrategias 

Aquí hay tres estrategias de reducción del inventario que son el resultado de sociedades con los proveedores.  Cada estrategia requiere relaciones muy cercanas con los proveedores además de diseñar sistemas de información habilitados para WEB con el fin de hacer seguimiento y monitoreo del movimiento de productos y para construir mejores presupuestos. Los principales aspectos a tener en cuenta para estas estrategias incluyen el manejo de la confidencialidad y la propiedad del inventario.

• 
  
  Estrategia de respuesta rápida (quick  response)
  
  Esta estrategia se ha utilizado con éxito en  la industria de ventas detallistas.  Usando esta estrategia, los  proveedores tienen acceso a los datos del POS (Punto de Venta) del  minorista, los cuales son esencialmente entregados por las cajas  registradoras electrónicas de cada una de las sedes de venta  al detal.  Los proveedores usan esta información para  optimizar sus sus niveles de producción y de inventarios  usando la información de la demanda actual. El minorista  sigue siendo responsable de ordenar, no obstante el proveedor esta  mas capacitado para manejar ese inventario y reducir los tiempos de  demoras así como mejorar sus pronósticos de  abastecimiento.
• 
  
  Estrategia de abastecimiento contínuo  (continous replenishment)
  
  Así como con la estrategía de  Respuesta Rápida, los minoristas deben compartir sus datos  del POS con el proveedor. Entonces se hace un acuerdo entre ambas  partes para la frecuencia de envíos de abastecimiento y los  niveles de inventario deseados en cada punto de venta. El resultado  es incrementar los niveles de inventario.  Por lo general, el  proveedor reduce graduialmente los niveles de inventario mientras  que mantiene niveles de servicio pactados.
• 
  
  Inventario manejado por el vendedor (VMI)  
  
  Esta es la estrategia más compleja pues el  proveedor adquiere mas responsabilidad con esta iniciativa, él  determina tanto los niveles de inventario como la frecuencia de  despacho para mantener la disponibilidad permanente de mercancías  en sus nivgeles óptimos; de esta manera se garantiza que  nunca habrá “roturas” de inventarios. Wal-Mart en  conjunto con Procter and Gamble mejoró significativamente su  rotación de inventarios al adelantar esta iniciativa y  trasladarla luego a muchos otros de sus proveedores permitiéndoles  trabajar con sus sistemas de información de proveedores  localizados en sus tiendas. El sistema permite hacer seguimiento de  los históricos de ventas, las tendencias, las roturas de  inventarios y otros datos del comportamiento del inventario con un  horizonte hacia atrás de dos años; de esta forma se  ayuda a reducir inventarios mientras se mantienen los niveles de  servicio.